Archiv der Kategorie: Enterprise Content Management

windream ist Testsieger in der BARC-Studie zur „E-Akte“

Das unabhängige Würzburger Business Application Research Center (BARC) hat in seiner aktuellen Studie ECM-Lösungen im Bereich der Generierung bzw. Verwaltung digitaler Akten „unter die Lupe genommen“. Das Ergebnis: windream siegt mit zum Teil sehr deutlichem Vorsprung vor den Mitbewerbern.

Bewertet wurden dabei eine Vielzahl von Testkriterien, u.a. Archivierung, Architektur, Dokumente, Rollen- und Rechtemodell, ERP-Integration und Offline-Zugriff. Gleich in 7 Kategorien konnte windream eine „100-Prozent-Bewertung“ erzielen, in weiteren 5 wurde das Optimum nur knapp verfehlt. Während das System eines anderen Anbieters noch mit relativ geringem Abstand auf dem zweiten Platz landete, wurden die Lösungen der weiteren Mitbewerber mit großem Abstand geschlagen.

Die Analysten kamen auch zu dem Ergebnis, dass windream einer derjenigen deutschen ECM-Hersteller ist, die im ECM-Markt und dessen Teilmärkten mit ihren Innovationen und Lösungen vorne sind. Nationale und internationale Unternehmen der DACH-Region, die windream im Einsatz haben, bestätigten dies durch ihr positives Feedback.

Eine aktuelle Broschüre über das Management digitaler Akten können Sie nachfolgend downloaden.

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe setzen auf ECM mit windream

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe (IVB) haben sich 2016 entschieden, gemeinsam mit SIS eine windream ECM-Lösung zu realisieren.

In der ersten Projektphase wurde das Vertragsmanagement der IVB nach der Ablöse der alten Software mit windream auf neue Beine gestellt. Es beinhaltet die Verwaltung von eingescannten Verträgen und Vertragszusätzen inkl. Beschlagwortung (z.B. Dokumentenname, Art des Vertrages, Vertragspartner ), Zuordnung von Zuständigen für Kenntnisnahmen sowie der Vertragslaufzeit.

Ein weiteres Projektziel war die Ablöse der bisherigen Archivlösung Easy durch windream. Wichtigster Punkt war dabei die Integration in die bestehenden Applikationen COSware (Fuhrpark-, Werkstatt- und Logistiksoftware) und SIS-REWE (unser Rechnungswesenpaket für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung). Durch den implementierten Abgleichmechanismus von windream werden alle Belege durch die führenden Applikationen beschlagwortet und es wird sichergestellt, dass kein Beleg verloren geht.

In der zweiten Projektphase wurde ein elektronischer Eingangsrechnungsworkflow realisiert. Ein wesentlicher Faktor ist hier die Verwaltung der immer zahlreicher werdenden elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen werden mit Barcode versehen, nach dem Scannen von windream übernommen und die erforderlichen Informationen (über OCR) aus SIS-REWE ausgelesen. Seitens der Buchhaltung erfolgt danach die formelle Prüfung und anschließend die Verteilung der Rechnungen an die verantwortlichen Mitarbeiter/Abteilungen der IVB.  Diese können danach in elektronischen Postkörben die Rechnungen prüfen und freigeben:

Im digitalen Eingangsrechnungsbuch haben die BuchhaltungsmitarbeiterInnen immer einen aktuellen Überblick über den Status der Rechnungen im Workflow. Unterstützt wird dies durch automatische Eskalations-mechanismen (Mailmitteilungen bei Fristüberschreitung) an die zu prüfenden Mitarbeiter. Wichtige Rechnungen werden automatisiert der Finanz- und Geschäftsleitung zur Kenntnisnahme übermittelt. Somit sind alle am Workflow beteiligten Personen immer punktgenau über die Eingangsrechnungen informiert.

Ein Anwenderbericht steht für Sie zum Download zur Verfügung:

 

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe und Stubaitalbahn GmbH wurde 1941 gegründet und beschäftigt mittlerweile mehr als 600 MitarbeiterInnen. Mit Bussen und Straßenbahnen werden auf 30 Linien jährlich über 50 Millionen Fahrgäste befördert – und das auf einem Liniennetz von 341 km.

Fotos: © IVB

BARC-ECM Studie 2016 – windream ist erneut klarer Testsieger!

Bereits zum vierten Mal in Folge hat das Würzburger Business Application Research Center (BARC) windream zum Testsieger seiner ECM-Studie gekürt.

Die IT-Experten des BARC-Instituts, die die herstellerunabhängige Studie in regelmäßigen Abständen herausgeben, kommen zu dem Ergebnis, dass windream in insgesamt neun von elf Testkategorien ein maximales Ergebnis von 100 Prozent erzielt. Dies bedeutet eine erneute Steigerung in zwei Kategorien, denn bereits in den früheren BARC-Studien erzielte windream das Bestergebnis in sieben von elf Kategorien.

BARC_2016

Die Studie macht deutlich, dass windream – insbesondere im Vergleich mit den anderen Testteilnehmern –hervorragend im Markt positioniert ist und genau die Lösungen anbietet, die die Kunden erwarten.

Die Tests fanden bereits auf der Basis der in Kürze verfügbaren windream-Version 6.5 statt. Als weitere Teilnehmer an der BARC-Studie waren neben windream auch OpenText, SER, Optimal Systems, Wilken, Ceyoniq, Comarch und agorum am Start.

BARC_Vergleich_Mitbewerb

Wie die Grafik zeigt, erzielte windream 6.5 ein Gesamtergebnis von knapp 1.100 Punkten, gefolgt von den Systemen der Hersteller OpenText und Optimal Systems. In jeder der aufgeführten elf Kategorien konnten die Teilnehmer maximal 100 Punkte erzielen.

Das überaus positive Bewertungsergebnis für windream ist auch insofern hervorstechend, da das BARC-Institut seine Berichte und Urteile nicht – wie allgemein üblich – auf der Basis von Kunden- und Herstellerbefragungen erstellt, sondern seine Bewertungen nur durch eigenständige Software-Tests und -Prüfungen erzielt.

Die Produktbeschreibung und –bewertung zu windream im Rahmen der BARC-Studie können Sie nachfolgend downloaden.

 

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie bitte:  Alexander Pfann (SIS Informationstechnologie GmbH), Tel.: +43 (0) 1 3686500-311, E-Mail: a.pfann@sisworld.com.

Unsere „Best of ECM“-Webinare zum Download

Seit mehreren Jahren führen wir nun schon sehr erfolgreich unsere kostenfreie Webinar-Reihe rund um das Thema Enterprise Content Management durch. Einmal pro Monat greifen wir ein aktuelles Thema auf und bringen es unseren Interessenten im Rahmen einer Stunde näher. Dabei kommt auch die Praxis mit vielen Live-Demos unserer Lösung windream nicht zu kurz.  Das hat uns mehr als 1.000  zufriedene Zuseher gebracht, worüber wir uns sehr freuen.

Da es natürlich nicht immer einfach ist, sich während des oftmals stressigen Arbeitsalltags eine bestimmte Stunde für ein Webinar „freizunehmen“, bieten wir Interessierten auch eine andere Möglichkeit. Sie können sich unsere aufgezeichneten Live-Webinare downloaden und somit ansehen, wann immer es zeitlich passt.

Alle derzeit zum Download verfügbaren Webinare finden Sie hier.

Und eine Übersicht über unsere kommenden Live-Webinare sehen Sie in der Spalte rechts.

Elektronischer Personalakt bei der Lebensmittelversuchsanstalt

Wir freuen uns, dass sich die LVA entschieden hat, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit SIS auch auf den Bereich ECM (Enterprise Content Management) auszuweiten. Die LVA vertraut bereits seit vielen Jahren auf das Laborinformationssystem, die Zutrittskontrolle und das Rechnungswesen aus unserem Hause.

Als erster Schritt wird auf Basis von windream DMS ein elektronischer Personalakt realisiert, in dem alle Personaldokumente kategorisiert, beschlagwortet und versioniert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Dadurch können rasch aktuelle Informationen zu einzelnen oder allen Mitarbeitern bezogen werden. Praktisch „auf Knopfdruck“ verfügbar sind: Dienstverträge (Änderungen und Zusatzvereinbarungen), Ausbildungskostenvereinbarungen, Förderungen,  Lebensläufe und andere persönliche Mitarbeiterdokumente, Wiedervorlagen (welches Dokument muss wann erneuert werden) u.v.m.

Nachfolgend soll auch die Vertragswaltung mit windream realisiert und effizient gestaltet werden.

LVA 4

LVA – die führende, private Lebensmittel-Prüfinstitution Österreichs

Die Lebensmittelversuchsanstalt ist das anerkannte Kompetenzzentrum der österreichischen Lebensmittelwirtschaft und fungiert als Gutachter und Ratgeber in allen Lebensmittelbereichen. In der Verknüpfung von praktischer Erfahrung und innovativen Ideen arbeitet die LVA an der Verbesserung von Lebensmittelsicherheit und -qualität. Das in Klosterneuburg ansässige Unternehmen beschäftigt über 120 Mitarbeiter und analysiert mehr als 45.000 Proben pro Jahr.

ACTUAL FENSTER TÜREN SONNENSCHUTZ vertraut auf Enterprise Content Management mit windream und SIS

Ziel des Projekts war die Ablöse des von ACTUAL genutzten Archivsystems  evITA der SER Group durch windream ECM.  Seit 1. September werden die unterschiedlichen Dokumentenarten (wie z.B. Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Lieferscheine, Rechnungen, Reklamationen, Stücklisten oder Zeichnungen) unter windream wie unter Windows ordnerbasierend verwaltet und archiviert. Damit ist es ACTUAL nun möglich, neue Dokumente (inkl. Mails) einfach durch Drag&Drop bzw. „Datei speichern unter“ im Archivsystem abzulegen und auf Knopfdruck über die Gadgets am Desktop rasch wieder zu finden.

Die Herausforderungen im Projekt:

  • Rechtssichere Übernahme von 4,5 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem
  • Anbindung an ein branchenspezifisches ERP System (Cantor)
  • Eine weitgehend gleiche und somit gewohnte Oberfläche wie im Altsystem für die Sachbearbeiter zur Verfügung zu stellen
  • Unterstützung einer Vielzahl unterschiedlicher Workstations (von XP bis 8.1)
  • Mobiler und standortunabhängiger Zugriff über Webportal

Actual logo

Seit 43 Jahren produziert ACTUAL als 100% Familienunternehmen innovative Fenster-Technologie. Heute ist das Unternehmen einer der führenden europäischen Markenanbieter von Fenster, Türen, Ganzglassystemen und Sonnenschutz.

Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung inspiriert auch die über 390 Mitarbeiter und über 150 ACTUAL Partner in Europa.

windream 6 ist da! – Die sechste Generation des technologisch führenden ECM-Systems windream geht an den Start.

Was kann windream 6?

Um es kurz zu sagen: Eine ganze Menge mehr als windream 5. Und das nicht nur in technologischer, sondern auch in funktionaler Hinsicht. windream 6 bietet Administratoren und Anwendern gleichermaßen ein nochmals deutlich verbessertes Handling bei gleichzeitiger Erweiterung der Leistungsmerkmale. Das Wichtigste in Kürze:

Das neue Highlight – der windream Navigator: Die Recherche-Anwendung verfügt jetzt über einen intelligenten Such-Navigator, der Anwender beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten durch gezielte Vorschläge unterstützt. Beim Eintippen eines Suchbegriffs schlägt  windream automatisch Begriffe aus dem Volltext in einer Auswahlliste vor, die mit den vom Anwender eingegebenen Buchstaben beginnen. Aber das ist nicht alles: Zu den Vorschlägen, mit denen windream die Anwender bei der Suche unterstützt, zählen auch die passenden Dokumenttypen oder die Namen von Indexen. Und: ein komplexer Suchausdruck, der sich aus diversen Parametern konstituiert, wird in diesem Kontext für den Anwender in lesbarer und verständlicher Form angezeigt. Auch bei der Definition von Zeiträumen anhand der Datumsfelder prüft windream die Eingaben des Anwenders, wertet sie aus und bietet passende Vorschläge an.

Schnelle Dokumentvorschau mit Chat-Bereich: Mit der Dokumentvorschau windream DocView verfasste Annotationen zu Dokumenten können anderen Anwendern in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden, um „live“ über die Inhalte der mit den Annotationen verknüpften Dokumente zu diskutieren. In diesem Kontext lässt sich die Dokumentvorschau in windream als universelles „Chat-Instrument“ wie im Social-Media-Sektor einsetzen. Zu eleganten Nutzung dieses neuen Features wurden die erweiterte Annotationsfunktionen in eine neue Sidebar integriert, über die sich alle verfassten Anmerkungen auch in chronologischer Reihenfolge darstellen lassen.

Outlook „aufgebohrt“ – die innovative windream-Integration in Microsofts E-Mail-Anwendung: windream 6 integriert sich mit allen ECM-Funktionen komplett in die E-Mail-Anwendung Microsoft Outlook. Die Outlook-Ordneransicht wird automatisch um die patentierte windream-Laufwerksansicht erweitert. Das Browsen in den Ordnern des windream-Laufwerks erfolgt dabei genauso komfortabel wie die Nutzung der windream Recherche-Anwendung in Outlook. Ein besonderes Highlight ist der nahtlos integrierte Dokument-Viewer windream DocView, der ein vom Anwender in Outlook ausgewähltes Dokument sofort anzeigt.

windream 6 ist unicode-fähig: Dadurch können Anwender Dokumente mit beliebigen fremdsprachigen Zeichen in windream ablegen. Nach der Ablage lassen sich die Dokumente in den entsprechenden Sprachen genial einfach indexieren oder über eine Volltextsuche schnell wiederfinden. Vor allem sind auch Kombinationen unterschiedlicher Sprachen möglich. Es lassen sich zudem sogar simultane Volltextsuchen nach verschiedenen fremdsprachigen Begriffen gleichzeitig ausführen – im Zeitalter der Globalisierung ein unschätzbarer Vorteil für windream-Anwender. Zugleich bedeutet dies eine enorme Erleichterung in der Kommunikation international agierender Unternehmen und Niederlassungen, die die spezifischen Zeichensätze ihrer jeweiligen Landessprache nutzen.

Detaillierte Informationen können Sie auch dem Datenblatt zu windream 6 entnehmen:

 

Weitere innovative windream-6-Produkte

Neben dem eigentlichen windream ECM-System umfasst die windream-Produktpalette weitere innovative Software-Lösungen der sechsten Generation:

Komplett neu entwickelt – windream Imaging 6: Mit windream Imaging 6 stellt die windream GmbH eine komplett neu entwickelte Version ihrer Dokumenterfassungssoftware mit – im Vergleich zur Vorversion – deutlich erweitertem Funktionsumfang vor. Die Lösung arbeitet mit modernsten ABBYY-Technologien und beinhaltet standardmäßig die leistungsstarke ABBYY-Zeichenerkennungssoftware. Neben PDF- und TIFF-Importen sind jetzt auch weitere Bildformate als Quelle nutzbar. Mit windream Imaging können Anwender beliebige, auf Papier vorliegende Informationen einfach, schnell und sicher erfassen und diese Informationen in digitalisierter Form im windream ECM-System archivieren.

Standortunabhängiges ECM über das Internet und revisionssichere Archivierung: Auch das windream Web Portal, die Lösung für das standortunabhängige und effiziente Informationsmanagement über das Internet, sowie die neuste Version des windream-Langzeitarchivs wurden an die sechste Generation des Produktportfolios angepasst und kooperieren selbstverständlich auch in der „Sechser“-Version nahtlos mit dem windream ECM-System.