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Elektronischer Personalakt bei der Lebensmittelversuchsanstalt

Wir freuen uns, dass sich die LVA entschieden hat, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit SIS auch auf den Bereich ECM (Enterprise Content Management) auszuweiten. Die LVA vertraut bereits seit vielen Jahren auf das Laborinformationssystem, die Zutrittskontrolle und das Rechnungswesen aus unserem Hause.

Als erster Schritt wird auf Basis von windream DMS ein elektronischer Personalakt realisiert, in dem alle Personaldokumente kategorisiert, beschlagwortet und versioniert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Dadurch können rasch aktuelle Informationen zu einzelnen oder allen Mitarbeitern bezogen werden. Praktisch „auf Knopfdruck“ verfügbar sind: Dienstverträge (Änderungen und Zusatzvereinbarungen), Ausbildungskostenvereinbarungen, Förderungen,  Lebensläufe und andere persönliche Mitarbeiterdokumente, Wiedervorlagen (welches Dokument muss wann erneuert werden) u.v.m.

Nachfolgend soll auch die Vertragswaltung mit windream realisiert und effizient gestaltet werden.

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LVA – die führende, private Lebensmittel-Prüfinstitution Österreichs

Die Lebensmittelversuchsanstalt ist das anerkannte Kompetenzzentrum der österreichischen Lebensmittelwirtschaft und fungiert als Gutachter und Ratgeber in allen Lebensmittelbereichen. In der Verknüpfung von praktischer Erfahrung und innovativen Ideen arbeitet die LVA an der Verbesserung von Lebensmittelsicherheit und -qualität. Das in Klosterneuburg ansässige Unternehmen beschäftigt über 120 Mitarbeiter und analysiert mehr als 45.000 Proben pro Jahr.

Elektronische Akten

In vielen Unternehmen wird trotz fortgeschrittener Digitalisierung weitaus mehr Papier bedruckt als früher. Das Ergebnis: Die Aktenstapel werden immer größer und unüberschaubarer. Im Gegensatz dazu beschleunigt ein effizientes Management von geschäftsrelevanten Dokumenten die Arbeitsprozesse wesentlich und garantiert eine fortwährende Aktualität und Wettbewerbsvorteile.

Verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach verlegten Dokumenten – digitale Akten machen Ihr umfangreiches Papierarchiv überflüssig.

Mit windream sind Ihre elektronischen Akten sind nur einen Mausklick entfernt. Elektronische Akten, Dokumente oder auch E-Mails stehen jederzeit schnell und zentral zur Verfügung und können unveränderbar, unlöschbar und damit rechtssicher archiviert werden.

Die wichtigsten Vorteile und Nutzenpotenziale unserer Lösung:

  • Zugriff auf die elektronischen Akten „per Knopfdruck“ jederzeit und überall
  • Einfaches Ablegen von elektronischen Dokumenten im Windows Explorer
  • Direkte Anbindung aller Windows Programme (auch E-Mail)
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Berechtigungssystem
  • Rechtssichere Archivierung der Dokumente und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Terminüberwachung und automatische Wiedervorlagen
  • Einsparung bei Lagerkapazitäten und Vermeidung von Mehrfachkopien
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse und Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Standortübergreifendes Management der Akten
  • Automatische Beschlagwortung
  • Unterschiedliche Sichten auf die Akte, z.B. je Abteilung, Dokumentenart oder Mitarbeiter
  • Digitale Blätterfunktion ähnlich dem Papierakt

 

Beispiel: Elektronischer Personalakt

Digitale Akten können Sie für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kunden- und Lieferantenakte, Vertragsakte, Projektakte, Maschinenakte, Patientenakte etc.

Speziell in der Personalabteilung sind digitale Akte eine wichtige Grundlage modernen Personalmanagements. Es fallen Unmengen an wichtigen und hochsensiblen Papierdokumenten wie Dienstverträge, Zeugnisse, Lebensläufe, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Spesenbelege u.v.m. an. Die Mitarbeiter stehen dadurch vor der Herausforderung, alle Dokumente vertraulich und zuverlässig zu bearbeiten, zu archivieren und schnell wieder zu finden.