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Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe setzen auf ECM mit windream

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe (IVB) haben sich 2016 entschieden, gemeinsam mit SIS eine windream ECM-Lösung zu realisieren.

In der ersten Projektphase wurde das Vertragsmanagement der IVB nach der Ablöse der alten Software mit windream auf neue Beine gestellt. Es beinhaltet die Verwaltung von eingescannten Verträgen und Vertragszusätzen inkl. Beschlagwortung (z.B. Dokumentenname, Art des Vertrages, Vertragspartner ), Zuordnung von Zuständigen für Kenntnisnahmen sowie der Vertragslaufzeit.

Ein weiteres Projektziel war die Ablöse der bisherigen Archivlösung Easy durch windream. Wichtigster Punkt war dabei die Integration in die bestehenden Applikationen COSware (Fuhrpark-, Werkstatt- und Logistiksoftware) und SIS-REWE (unser Rechnungswesenpaket für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung). Durch den implementierten Abgleichmechanismus von windream werden alle Belege durch die führenden Applikationen beschlagwortet und es wird sichergestellt, dass kein Beleg verloren geht.

In der zweiten Projektphase wurde ein elektronischer Eingangsrechnungsworkflow realisiert. Ein wesentlicher Faktor ist hier die Verwaltung der immer zahlreicher werdenden elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen werden mit Barcode versehen, nach dem Scannen von windream übernommen und die erforderlichen Informationen (über OCR) aus SIS-REWE ausgelesen. Seitens der Buchhaltung erfolgt danach die formelle Prüfung und anschließend die Verteilung der Rechnungen an die verantwortlichen Mitarbeiter/Abteilungen der IVB.  Diese können danach in elektronischen Postkörben die Rechnungen prüfen und freigeben:

Im digitalen Eingangsrechnungsbuch haben die BuchhaltungsmitarbeiterInnen immer einen aktuellen Überblick über den Status der Rechnungen im Workflow. Unterstützt wird dies durch automatische Eskalations-mechanismen (Mailmitteilungen bei Fristüberschreitung) an die zu prüfenden Mitarbeiter. Wichtige Rechnungen werden automatisiert der Finanz- und Geschäftsleitung zur Kenntnisnahme übermittelt. Somit sind alle am Workflow beteiligten Personen immer punktgenau über die Eingangsrechnungen informiert.

Ein Anwenderbericht steht für Sie zum Download zur Verfügung:

 

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe und Stubaitalbahn GmbH wurde 1941 gegründet und beschäftigt mittlerweile mehr als 600 MitarbeiterInnen. Mit Bussen und Straßenbahnen werden auf 30 Linien jährlich über 50 Millionen Fahrgäste befördert – und das auf einem Liniennetz von 341 km.

Fotos: © IVB

Elektronischer Personalakt bei der Lebensmittelversuchsanstalt

Wir freuen uns, dass sich die LVA entschieden hat, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit SIS auch auf den Bereich ECM (Enterprise Content Management) auszuweiten. Die LVA vertraut bereits seit vielen Jahren auf das Laborinformationssystem, die Zutrittskontrolle und das Rechnungswesen aus unserem Hause.

Als erster Schritt wird auf Basis von windream DMS ein elektronischer Personalakt realisiert, in dem alle Personaldokumente kategorisiert, beschlagwortet und versioniert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Dadurch können rasch aktuelle Informationen zu einzelnen oder allen Mitarbeitern bezogen werden. Praktisch „auf Knopfdruck“ verfügbar sind: Dienstverträge (Änderungen und Zusatzvereinbarungen), Ausbildungskostenvereinbarungen, Förderungen,  Lebensläufe und andere persönliche Mitarbeiterdokumente, Wiedervorlagen (welches Dokument muss wann erneuert werden) u.v.m.

Nachfolgend soll auch die Vertragswaltung mit windream realisiert und effizient gestaltet werden.

LVA 4

LVA – die führende, private Lebensmittel-Prüfinstitution Österreichs

Die Lebensmittelversuchsanstalt ist das anerkannte Kompetenzzentrum der österreichischen Lebensmittelwirtschaft und fungiert als Gutachter und Ratgeber in allen Lebensmittelbereichen. In der Verknüpfung von praktischer Erfahrung und innovativen Ideen arbeitet die LVA an der Verbesserung von Lebensmittelsicherheit und -qualität. Das in Klosterneuburg ansässige Unternehmen beschäftigt über 120 Mitarbeiter und analysiert mehr als 45.000 Proben pro Jahr.

ACTUAL FENSTER TÜREN SONNENSCHUTZ vertraut auf Enterprise Content Management mit windream und SIS

Ziel des Projekts war die Ablöse des von ACTUAL genutzten Archivsystems  evITA der SER Group durch windream ECM.  Seit 1. September werden die unterschiedlichen Dokumentenarten (wie z.B. Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Lieferscheine, Rechnungen, Reklamationen, Stücklisten oder Zeichnungen) unter windream wie unter Windows ordnerbasierend verwaltet und archiviert. Damit ist es ACTUAL nun möglich, neue Dokumente (inkl. Mails) einfach durch Drag&Drop bzw. „Datei speichern unter“ im Archivsystem abzulegen und auf Knopfdruck über die Gadgets am Desktop rasch wieder zu finden.

Die Herausforderungen im Projekt:

  • Rechtssichere Übernahme von 4,5 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem
  • Anbindung an ein branchenspezifisches ERP System (Cantor)
  • Eine weitgehend gleiche und somit gewohnte Oberfläche wie im Altsystem für die Sachbearbeiter zur Verfügung zu stellen
  • Unterstützung einer Vielzahl unterschiedlicher Workstations (von XP bis 8.1)
  • Mobiler und standortunabhängiger Zugriff über Webportal

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Seit 43 Jahren produziert ACTUAL als 100% Familienunternehmen innovative Fenster-Technologie. Heute ist das Unternehmen einer der führenden europäischen Markenanbieter von Fenster, Türen, Ganzglassystemen und Sonnenschutz.

Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung inspiriert auch die über 390 Mitarbeiter und über 150 ACTUAL Partner in Europa.