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Ablöse von SharePoint durch windream ECM bei Worthington Cylinders

Unser Kunde Worthington Cylinders GmbH nutzt seit mehreren Jahren unsere ECM-Lösung windream für Dokumentenmanagement und rechtssichere Archivierung. windream hat sich dabei für Worthington als strategische Software-Lösung etabliert und wurde aus diesem Grund speziell in den vergangenen beiden Jahren sukzessive und erfolgreich erweitert.

Daher wurde 2018 auch entschieden, die seit knapp 10 Jahren verwendete SharePoint Workflow-Lösung für den E-Mail Versand von Bestellungen und Auftragsbestätigungen durch einen modernen und effizienten windream Workflow abzulösen. Dadurch wurden die entsprechenden Geschäftsprozesse modernisiert, inhaltlich optimiert und beschleunigt.

Als weiterer Vorteil fielen für die Umsetzung dieses Projekts geringere Kosten an, als für die Aktualisierung der bestehenden SharePoint-Lösung notwendig gewesen wären.

Der neue windream Workflow

Mittels der neuen Lösung gelangen nun alle im ERP-System freigegebenen Bestellungen in einen „elektronischen Postkorb“ des Einkauf-Sachbearbeiters, der durch die Freigabe den Workflow anstößt. Die weitere Freigabe erfolgen dann je nach Bestellwert und unter Einhaltung des 4-Augenprinzips durch die entsprechenden Zeichnungsberechtigten bzw. dem Geschäftsführer. Sind alle erforderlichen Freigaben erfolgt wird automatisiert die Bestellungen per E-Mail an die vorgesehenen Ansprechpartner bei den Lieferanten gesendet.

Der Ablauf bei den Auftragsbestätigungen wurde ähnlich realisiert und unterscheidet sich so, dass hier nach erfolgter Validierung durch den Sachbearbeiter diese direkt an den Kunden gesendet werden. Ein 4-Augenprinzip ist hier nicht notwendig, da es nachgelagerte Prüfungen gibt.

Bild: Elektronischer Postkorb für Auftragsbestätigungen

Zusätzlich zum Bestell- und Auftragsbestätigungsworkflow wurden in den letzten beiden Jahren noch weitere windream Workflows für folgende Geschäftsprozesse realisiert: 

  • Eingangsrechnungsprüfung:  papierlose Kontrolle und Freigabe der Rechnungen mit erheblicher Zeit- und Kostenreduktion (Details dazu finden Sie in diesem Artikel)
  • Interne Anforderungen:  abteilungsbezogener Workflow als Vorstufe zum Bestellworkflow 
  • Kreditlimitprüfung: papierlose Workflows für Prüfung spezifischer Zahlungskonditionen, Überfälligkeiten, Anlage der Debitoren, gesperrte Aufträge und Aktualisierung der Auskünfte 
  • Zahlungen: papierlose Abwicklung der Freigabe manueller Zahlungen sowie Kontrolle und Archivierung der Bankauszüge in windream

Über Worthington Cylinders

Worthington Cylinders GmbH ist der weltweit führende Hersteller von Druckbehältern und setzt seit über 80 Jahren weltweit Standards. Die in Kienberg in Niederösterreich produzierten nahtlosen Stahlflaschen kommen wegen ihrer einzigartigen Qualität in mehr als 70 Ländern auf allen Kontinenten zum Einsatz. Worthington beschäftigt in Österreich mehr als 400 Mitarbeiter und ist einer der beliebtesten Arbeitgeber in der Region (mehrfacher Gewinner bei „Österreichs beste Arbeitgeber“).

Papierlose Prüfung von Eingangsrechnungen bei Worthington Cylinders GmbH

Ziel des Projekts waren die Einführung eines modernen, papierlosen Eingangsrechnungsworkflows sowie die Automatisation von Routinetätigkeiten. Die Umsetzung erfolgte auf Basis unserer ECM (Enterprise Content Management) Lösung windream.

Durch die Lösung wurde für das Unternehmen folgender Nutzen realisiert:

  • Beschleunigung des Prüfungsprozesses und dadurch eine einfachere Realisierung von Skontoerträgen
  • Reduktion der manuellen Erfassungstätigkeiten und Vereinfachung von Arbeitsabläufen
  • Entfall von Transportwegen, Liegezeiten und Rechnungskopien
  • Einfachere Handhabung von elektronischen Eingangsrechnungen
  • Systemtechnische Nachvollziehbarkeit der Freigaben und Prüfungen
  • Zeitliche Überwachung der Prozesse, Eskalation bei Verzögerungen
  • Schnelles und zentrales Auffinden aller für die Rechnungsprüfung relevanter Belege
  • Vollständige Integration in das ERP System und direkter Zugriff auf die Rechnung
  • Vollständige Kontrolle der Buchhaltung über den gesamten Lebenszyklus der Rechnung

Der Eingangsrechnungsworkflow im Überblick

Mehr als 80% der Eingangsrechnungen erreichen per E-Mail das Unternehmen. Die Informationen der Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und mit den Bestellungen im ERP-System verknüpft. Papierrechnungen werden gescannt und danach ebenfalls automatisiert weiterverarbeitet.

Nach der formellen Rechnungskontrolle durch Mitarbeiter der Buchhaltung wird der Freigabeworkflow gestartet:

  • Liegt, wie in den meisten Fällen, eine entsprechende Bestellung im ERP-System vor, wird die Rechnung automatisiert gegen diese Bestellung, den Lieferschein und allfälligen Sperren (z.B. erforderliche Qualitätsprüfungen) geprüft. Stimmt diesbezüglich alles überein, wird die Rechnung ohne manuellen Eingriff mit den Kontierungsinformationen aus der Bestellung (Kontonummer, Kostenstelle, Auftrag etc.) verbucht. Es ist dabei keine gesonderte Freigabe der Rechnung notwendig, da bereits die Bestellung über einen elektronischen Workflow freigegeben wurde. Im Falle von Abweichungen wird von den Mitarbeitern ein Genehmigungsprozess (ähnlich jenem bei Rechnungen ohne Bestellbezug) gestartet.
  • Bei Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug kommt ein zweistufiger Workflow zur Anwendung und die Rechnung wird gemäß 4-Augenprinzip den verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet und von diesen freigegeben. Dies kann auch über ein Tablet – und somit jederzeit und von überall – erfolgen.

Über die Postkorbverwaltung und das integrierte digitale Eingangsrechnungsbuch haben die MitarbeiterInnen der Buchhaltung immer einen aktuellen Überblick über den Status aller Rechnungen im Workflow und können steuernd eingreifen:

Das Eskalationsmanagement bietet dafür eine effiziente Unterstützung. Es warnt zum Beispiel rechtzeitig vor Fristüberschreitungen, indem es den für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeitern automatisch eine E-Mail schickt. Generell sorgt unsere Lösung dafür, dass alle im Geschäftsprozess involvierten Personen immer punktgenau über den aktuellen Status der Eingangsrechnungen informiert sind.

Für die Zahlungsfreigabe werden alle zur Zahlung vorgeschlagenen Belege dem Management elektronisch vorgelegt und gemäß 4-Augen Prinzip freigegeben. Die Einhaltung der entsprechenden Compliance Vorgaben (wie z.B. Stichprobenprüfungen oder zusätzliche Kontrollen bei hohen Rechnungen) wird ebenfalls durch das ECM-System sichergestellt.

Prozessbegleitend bietet windream ECM eine rechtssichere Archivierung aller, für die Rechnungsprüfung und den Einkaufsbereich relevanten Belege (Lieferscheine, Anforderungen, Bestellungen, Zusatzdokumente etc.). Diese werden vom ECM-System archiviert, mit dem ERP-System verknüpft und stehen jederzeit allen Berechtigten auf „Knopfdruck“ zur Verfügung.

Über Worthington Cylinders

Worthington Cylinders GmbH ist der weltweit führende Hersteller von Druckbehältern und setzt seit über 80 Jahren weltweit Standards. Die in Kienberg in Niederösterreich produzierten nahtlosen Stahlflaschen kommen wegen ihrer einzigartigen Qualität in mehr als 70 Ländern auf allen Kontinenten zum Einsatz.

Worthington beschäftigt in Österreich mehr als 400 Mitarbeiter und ist einer der beliebtesten Arbeitgeber in der Region.

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe setzen auf ECM mit windream

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe (IVB) haben sich 2016 entschieden, gemeinsam mit SIS eine windream ECM-Lösung zu realisieren.

In der ersten Projektphase wurde das Vertragsmanagement der IVB nach der Ablöse der alten Software mit windream auf neue Beine gestellt. Es beinhaltet die Verwaltung von eingescannten Verträgen und Vertragszusätzen inkl. Beschlagwortung (z.B. Dokumentenname, Art des Vertrages, Vertragspartner ), Zuordnung von Zuständigen für Kenntnisnahmen sowie der Vertragslaufzeit.

Ein weiteres Projektziel war die Ablöse der bisherigen Archivlösung Easy durch windream. Wichtigster Punkt war dabei die Integration in die bestehenden Applikationen COSware (Fuhrpark-, Werkstatt- und Logistiksoftware) und SIS-REWE (unser Rechnungswesenpaket für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung). Durch den implementierten Abgleichmechanismus von windream werden alle Belege durch die führenden Applikationen beschlagwortet und es wird sichergestellt, dass kein Beleg verloren geht.

In der zweiten Projektphase wurde ein elektronischer Eingangsrechnungsworkflow realisiert. Ein wesentlicher Faktor ist hier die Verwaltung der immer zahlreicher werdenden elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen werden mit Barcode versehen, nach dem Scannen von windream übernommen und die erforderlichen Informationen (über OCR) aus SIS-REWE ausgelesen. Seitens der Buchhaltung erfolgt danach die formelle Prüfung und anschließend die Verteilung der Rechnungen an die verantwortlichen Mitarbeiter/Abteilungen der IVB.  Diese können danach in elektronischen Postkörben die Rechnungen prüfen und freigeben:

Im digitalen Eingangsrechnungsbuch haben die BuchhaltungsmitarbeiterInnen immer einen aktuellen Überblick über den Status der Rechnungen im Workflow. Unterstützt wird dies durch automatische Eskalations-mechanismen (Mailmitteilungen bei Fristüberschreitung) an die zu prüfenden Mitarbeiter. Wichtige Rechnungen werden automatisiert der Finanz- und Geschäftsleitung zur Kenntnisnahme übermittelt. Somit sind alle am Workflow beteiligten Personen immer punktgenau über die Eingangsrechnungen informiert.

Ein Anwenderbericht steht für Sie zum Download zur Verfügung:

 

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe und Stubaitalbahn GmbH wurde 1941 gegründet und beschäftigt mittlerweile mehr als 600 MitarbeiterInnen. Mit Bussen und Straßenbahnen werden auf 30 Linien jährlich über 50 Millionen Fahrgäste befördert – und das auf einem Liniennetz von 341 km.

Fotos: © IVB

BARC-ECM Studie 2016 – windream ist erneut klarer Testsieger!

Bereits zum vierten Mal in Folge hat das Würzburger Business Application Research Center (BARC) windream zum Testsieger seiner ECM-Studie gekürt.

Die IT-Experten des BARC-Instituts, die die herstellerunabhängige Studie in regelmäßigen Abständen herausgeben, kommen zu dem Ergebnis, dass windream in insgesamt neun von elf Testkategorien ein maximales Ergebnis von 100 Prozent erzielt. Dies bedeutet eine erneute Steigerung in zwei Kategorien, denn bereits in den früheren BARC-Studien erzielte windream das Bestergebnis in sieben von elf Kategorien.

BARC_2016

Die Studie macht deutlich, dass windream – insbesondere im Vergleich mit den anderen Testteilnehmern –hervorragend im Markt positioniert ist und genau die Lösungen anbietet, die die Kunden erwarten.

Die Tests fanden bereits auf der Basis der in Kürze verfügbaren windream-Version 6.5 statt. Als weitere Teilnehmer an der BARC-Studie waren neben windream auch OpenText, SER, Optimal Systems, Wilken, Ceyoniq, Comarch und agorum am Start.

BARC_Vergleich_Mitbewerb

Wie die Grafik zeigt, erzielte windream 6.5 ein Gesamtergebnis von knapp 1.100 Punkten, gefolgt von den Systemen der Hersteller OpenText und Optimal Systems. In jeder der aufgeführten elf Kategorien konnten die Teilnehmer maximal 100 Punkte erzielen.

Das überaus positive Bewertungsergebnis für windream ist auch insofern hervorstechend, da das BARC-Institut seine Berichte und Urteile nicht – wie allgemein üblich – auf der Basis von Kunden- und Herstellerbefragungen erstellt, sondern seine Bewertungen nur durch eigenständige Software-Tests und -Prüfungen erzielt.

Die Produktbeschreibung und –bewertung zu windream im Rahmen der BARC-Studie können Sie nachfolgend downloaden.

 

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie bitte:  Alexander Pfann (SIS Informationstechnologie GmbH), Tel.: +43 (0) 1 3686500-311, E-Mail: a.pfann@sisworld.com.