Schlagwort-Archive: DMS

windream ist Testsieger in der BARC-Studie zur „E-Akte“

Das unabhängige Würzburger Business Application Research Center (BARC) hat in seiner aktuellen Studie ECM-Lösungen im Bereich der Generierung bzw. Verwaltung digitaler Akten „unter die Lupe genommen“. Das Ergebnis: windream siegt mit zum Teil sehr deutlichem Vorsprung vor den Mitbewerbern.

Bewertet wurden dabei eine Vielzahl von Testkriterien, u.a. Archivierung, Architektur, Dokumente, Rollen- und Rechtemodell, ERP-Integration und Offline-Zugriff. Gleich in 7 Kategorien konnte windream eine „100-Prozent-Bewertung“ erzielen, in weiteren 5 wurde das Optimum nur knapp verfehlt. Während das System eines anderen Anbieters noch mit relativ geringem Abstand auf dem zweiten Platz landete, wurden die Lösungen der weiteren Mitbewerber mit großem Abstand geschlagen.

Die Analysten kamen auch zu dem Ergebnis, dass windream einer derjenigen deutschen ECM-Hersteller ist, die im ECM-Markt und dessen Teilmärkten mit ihren Innovationen und Lösungen vorne sind. Nationale und internationale Unternehmen der DACH-Region, die windream im Einsatz haben, bestätigten dies durch ihr positives Feedback.

Eine aktuelle Broschüre über das Management digitaler Akten können Sie nachfolgend downloaden.

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe setzen auf ECM mit windream

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe (IVB) haben sich 2016 entschieden, gemeinsam mit SIS eine windream ECM-Lösung zu realisieren.

In der ersten Projektphase wurde das Vertragsmanagement der IVB nach der Ablöse der alten Software mit windream auf neue Beine gestellt. Es beinhaltet die Verwaltung von eingescannten Verträgen und Vertragszusätzen inkl. Beschlagwortung (z.B. Dokumentenname, Art des Vertrages, Vertragspartner ), Zuordnung von Zuständigen für Kenntnisnahmen sowie der Vertragslaufzeit.

Ein weiteres Projektziel war die Ablöse der bisherigen Archivlösung Easy durch windream. Wichtigster Punkt war dabei die Integration in die bestehenden Applikationen COSware (Fuhrpark-, Werkstatt- und Logistiksoftware) und SIS-REWE (unser Rechnungswesenpaket für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung). Durch den implementierten Abgleichmechanismus von windream werden alle Belege durch die führenden Applikationen beschlagwortet und es wird sichergestellt, dass kein Beleg verloren geht.

In der zweiten Projektphase wurde ein elektronischer Eingangsrechnungsworkflow realisiert. Ein wesentlicher Faktor ist hier die Verwaltung der immer zahlreicher werdenden elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen werden mit Barcode versehen, nach dem Scannen von windream übernommen und die erforderlichen Informationen (über OCR) aus SIS-REWE ausgelesen. Seitens der Buchhaltung erfolgt danach die formelle Prüfung und anschließend die Verteilung der Rechnungen an die verantwortlichen Mitarbeiter/Abteilungen der IVB.  Diese können danach in elektronischen Postkörben die Rechnungen prüfen und freigeben:

Im digitalen Eingangsrechnungsbuch haben die BuchhaltungsmitarbeiterInnen immer einen aktuellen Überblick über den Status der Rechnungen im Workflow. Unterstützt wird dies durch automatische Eskalations-mechanismen (Mailmitteilungen bei Fristüberschreitung) an die zu prüfenden Mitarbeiter. Wichtige Rechnungen werden automatisiert der Finanz- und Geschäftsleitung zur Kenntnisnahme übermittelt. Somit sind alle am Workflow beteiligten Personen immer punktgenau über die Eingangsrechnungen informiert.

Ein Anwenderbericht steht für Sie zum Download zur Verfügung:

 

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe und Stubaitalbahn GmbH wurde 1941 gegründet und beschäftigt mittlerweile mehr als 600 MitarbeiterInnen. Mit Bussen und Straßenbahnen werden auf 30 Linien jährlich über 50 Millionen Fahrgäste befördert – und das auf einem Liniennetz von 341 km.

Fotos: © IVB

BARC-ECM Studie 2016 – windream ist erneut klarer Testsieger!

Bereits zum vierten Mal in Folge hat das Würzburger Business Application Research Center (BARC) windream zum Testsieger seiner ECM-Studie gekürt.

Die IT-Experten des BARC-Instituts, die die herstellerunabhängige Studie in regelmäßigen Abständen herausgeben, kommen zu dem Ergebnis, dass windream in insgesamt neun von elf Testkategorien ein maximales Ergebnis von 100 Prozent erzielt. Dies bedeutet eine erneute Steigerung in zwei Kategorien, denn bereits in den früheren BARC-Studien erzielte windream das Bestergebnis in sieben von elf Kategorien.

BARC_2016

Die Studie macht deutlich, dass windream – insbesondere im Vergleich mit den anderen Testteilnehmern –hervorragend im Markt positioniert ist und genau die Lösungen anbietet, die die Kunden erwarten.

Die Tests fanden bereits auf der Basis der in Kürze verfügbaren windream-Version 6.5 statt. Als weitere Teilnehmer an der BARC-Studie waren neben windream auch OpenText, SER, Optimal Systems, Wilken, Ceyoniq, Comarch und agorum am Start.

BARC_Vergleich_Mitbewerb

Wie die Grafik zeigt, erzielte windream 6.5 ein Gesamtergebnis von knapp 1.100 Punkten, gefolgt von den Systemen der Hersteller OpenText und Optimal Systems. In jeder der aufgeführten elf Kategorien konnten die Teilnehmer maximal 100 Punkte erzielen.

Das überaus positive Bewertungsergebnis für windream ist auch insofern hervorstechend, da das BARC-Institut seine Berichte und Urteile nicht – wie allgemein üblich – auf der Basis von Kunden- und Herstellerbefragungen erstellt, sondern seine Bewertungen nur durch eigenständige Software-Tests und -Prüfungen erzielt.

Die Produktbeschreibung und –bewertung zu windream im Rahmen der BARC-Studie können Sie nachfolgend downloaden.

 

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie bitte:  Alexander Pfann (SIS Informationstechnologie GmbH), Tel.: +43 (0) 1 3686500-311, E-Mail: a.pfann@sisworld.com.

Unsere „Best of ECM“-Webinare zum Download

Seit mehreren Jahren führen wir nun schon sehr erfolgreich unsere kostenfreie Webinar-Reihe rund um das Thema Enterprise Content Management durch. Einmal pro Monat greifen wir ein aktuelles Thema auf und bringen es unseren Interessenten im Rahmen einer Stunde näher. Dabei kommt auch die Praxis mit vielen Live-Demos unserer Lösung windream nicht zu kurz.  Das hat uns mehr als 1.000  zufriedene Zuseher gebracht, worüber wir uns sehr freuen.

Da es natürlich nicht immer einfach ist, sich während des oftmals stressigen Arbeitsalltags eine bestimmte Stunde für ein Webinar „freizunehmen“, bieten wir Interessierten auch eine andere Möglichkeit. Sie können sich unsere aufgezeichneten Live-Webinare downloaden und somit ansehen, wann immer es zeitlich passt.

Alle derzeit zum Download verfügbaren Webinare finden Sie hier.

Und eine Übersicht über unsere kommenden Live-Webinare sehen Sie in der Spalte rechts.

Webinare zum Download

Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht über die vergangenen Live-Webinare, deren Aufzeichnung Sie downloaden können. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte Alexander Pfann unter +43 (0) 1 3686500-311 oder a.pfann@sisworld.com.


Der Mailserver ist kein Archivsystem

windream – Dokumentenmanagement integriert in Outlook

Webinar vom 4. April 2019


Papierloses Management von Eingangsrechnungen

Digitale Workflows mit windream

Webinar vom 22. Jänner 2019


Rechtssichere Archivierung

windream – einfaches und rechtssicheres Management von Dokumenten

Webinar vom 20. November 2018


Digital und papierlos: Akten- und Mailmanagement mit windream ECM

Digitale Akten mit integrierter E-Mail-Ablage

Webinar vom 16. Oktober 2018


SIS RECHNUNGSMANAGEMENT – digital und papierlos

Automatisierung von Dokumentenläufen mit windream

Webinar vom 26. April 2018


Digitale Akten

Mit windream nur einen Mausklick entfernt!

Webinar vom 15. März 2018


Der digitale Radiergummi

Die Folgen der EU-DSGVO, digitale Akten und rechtssichere Archivierung

Webinar vom 12. Dezember 2017


„Wer nicht digitalisiert, der verliert!“

Papierfreie Prozesse und digitale Akten

Webinar vom 14. November 2017


Vertragsverwaltung mit windream

Digitale Akten statt Berge von Papier

Webinar vom 16. Mai 2017


Machen Sie aus den Fileserver ein DMS!

Integration von Dokumentenmanagement in Ihren Windows Explorer

Webinar vom 10. November 2016


Scan-Automatisation

Die besten Wege zur digitalen Erfassung von Papier

Webinar vom 9. Juni 2016


Im Trend: das papierarme Büro

Digitale Akten – weniger Papier, weniger Kosten, weniger Sorgen

Webinar vom 17. März 2016


Dokumentenmanagement

 

Effizientes Dokumentenmanagement ist das Kernelement eines ECM-Systems und gewährt einen uneingeschränkten Zugriff auf die gesamten Informationen eines Unternehmens.

Mit unserer Lösung windream können alle Mitarbeiter ihre Ablage- und Suchprozesse für Dokumente optimieren und somit Zeit und Nerven sparen. Finden statt suchen lautet die Devise: allen Mitarbeitern stehen die benötigten Dokumente jederzeit zur Verfügung – und zwar ohne zeitraubende Suchaktionen, sondern praktisch „auf Knopfdruck“.

windream bietet ein herausragendes Such- und Recherchecenter, das allen Anforderungen der Anwender gerecht wird: von der einfachen Ad hoc-Abfrage über Volltext-Suchen bis zu detaillierten Abfragen, die abgespeichert und immer wieder genutzt werden können.

Mit windream können Sie aus Ihrem Fileserver ein DMS machen. Die klassische Ablage der Dokumente auf einem Windows Fileserver stößt aufgrund fehlender Beschlagwortungsmöglichkeiten, Mehrfachzuordnungen und mangelhafter Suchmechanismen an ihre Grenzen. Die Anwender finden wichtige Informationen überhaupt nicht oder nur mit großem Aufwand. Deswegen verzögert sich der Ablauf vieler Geschäftsprozesse, wodurch den Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen oder sogar Gewinne entgehen können.

Fazit: Klassische Fileserver kosten Zeit und Geld. Mit windream können Sie aus Ihrem Fileserver ein DMS machen und

  • vorhandene Ordnerstrukturen mit einem DMS weiterhin effizient nutzen
  • Ihre Dokumente einfach beschlagworten, kategorisieren und versionieren
  • über alle Hierarchien und Verzeichnisse hinweg schnell – auch nach Volltexten – suchen und finden
  • mit einem Dokumenten-Viewer durch komplette Akten blättern und die Inhalte der ausgewählten Dokumente (mit markierten Suchbegriffen) anzeigen  – völlig unabhängig vom Dateiformat
  • Standortübergreifend auch mit „großen“ Dokumenten arbeiten (Proxy Server)
  • mobil auf Ihre Dateien zugreifen
  • die Dokumente mit einem Berechtigungssystem rechtssicher ablegen

Zu den wesentlichen Features von windream ECM gehören somit:

  • Einfache Ablage von elektronischen Dokumenten mit Beschlagwortung
  • Bildung elektronischer Akten und Zugriff „per Knopfdruck“ (Personal, Kunden etc.)
  • Digitale Blätterfunktion: Zugriff wie bei einem Papierakt
  • Einfache E-Mail-Ablage
  • Effiziente Suche und Recherche
  • Ablage elektronischer Rechnungen mit Anbindung an ERP-Systeme
  • Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
  • Direkte Anbindung aller Windows-kompatiblen Programme

Enterprise Content Management

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) gibt es viele, aber unsere Lösung windream ist einzigartig.

windream ist das einzige ECM-System weltweit, das vollständig in das Windows Betriebssystem integriert wurde. Es zeichnet sich durch intuitive Bedienung aus und benötigt keine separate Benutzeroberfläche. Auf Grundlage der patentierten Virtual-File-System-Technologie (VFS) integriert sich windream als zusätzliches Netzwerk-Laufwerk vollständig in das Windows-Betriebssystem.

Das bedeutet für unsere Kunden:

  • User arbeiten weiter wie gewohnt in den Systemen, die sie kennen.
  • User „dürfen“ in den gewohnten Ordnerstrukturen ablegen, suchen und denken.
  • Minimaler Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz.