„Mobile Working“ ist in den letzten Jahren für viele Unternehmen ein fixer Bestandteil des Geschäftslebens geworden – und auch das mobile Management von Dokumenten, denn die schnelle Verfügbarkeit des gesamten Unternehmenswissens unabhängig von Ort und Zeit stellt einen relevanten Wettbewerbsvorteil dar.

windream bietet Ihnen effizientes ECM für unterwegs!

Apps für mobile Geräte erlauben den mobilen Zugriff und die Verwaltung sämtlicher im ECM-System gespeicherten Daten und Dokumente. Die User haben sämtliche Akten und Workflows jederzeit verfügbar und recherchieren nach wichtigen Informationen. Sie prüfen Rechnungen oder Anträge und geben sie per Knopfdruck frei. So bleiben Sie immer nah an Ihrem Business und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse!

Außendienst- oder Servicemitarbeiter können auch von unterwegs Informationen auf sichere Weise den Geschäftsprozessen im Unternehmen zuführen. Dabei werden Daten – egal ob in Form eines mit dem Gerät aufgenommenen Fotos, eines E-Mail-Anhangs oder einer anderen auf Ihrem Mobilgerät gespeicherten Datei – sofort erfasst, anschließend indexiert und zur weiteren Verarbeitung direkt an die entsprechenden Unternehmensanwendungen weitergeleitet.

Als Alternative ermöglicht windream das Arbeiten auf Notebooks mit mobilen Archiven, die einen vollständigen mobilen Einsatz des ECM-Systems mit einfacher Datensynchronisation ermöglichen. Und auch über ein komfortables Web-Portal können Anwender von unterwegs auf Dokumente zugreifen und beliebige Informationen aus dem ECM-System abrufen, bearbeiten, archivieren oder neu erstellte Dokumente speichern.

In vielen Unternehmen wird trotz fortgeschrittener Digitalisierung weitaus mehr Papier bedruckt als früher. Das Ergebnis: Die Aktenstapel werden immer größer und unüberschaubarer. Im Gegensatz dazu beschleunigt ein effizientes Management von geschäftsrelevanten Dokumenten die Arbeitsprozesse wesentlich und garantiert eine fortwährende Aktualität und Wettbewerbsvorteile.

Verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach verlegten Dokumenten – digitale Akten machen Ihr umfangreiches Papierarchiv überflüssig.

Mit windream sind Ihre elektronischen Akten sind nur einen Mausklick entfernt. Elektronische Akten, Dokumente oder auch E-Mails stehen jederzeit schnell und zentral zur Verfügung und können unveränderbar, unlöschbar und damit rechtssicher archiviert werden.

Die wichtigsten Vorteile und Nutzenpotenziale unserer Lösung:

• Zugriff auf die elektronischen Akten „per Knopfdruck“ jederzeit und überall
• Einfaches Ablegen von elektronischen Dokumenten im Windows Explorer
• Direkte Anbindung aller Windows Programme (auch E-Mail)
• Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Berechtigungssystem
• Rechtssichere Archivierung der Dokumente und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Terminüberwachung und automatische Wiedervorlagen
• Einsparung bei Lagerkapazitäten und Vermeidung von Mehrfachkopien
• Beschleunigung der Arbeitsprozesse und Verbesserung der Zusammenarbeit
• Standortübergreifendes Management der Akten
• Automatische Beschlagwortung
• Unterschiedliche Sichten auf die Akte, z.B. je Abteilung, Dokumentenart oder Mitarbeiter
• Digitale Blätterfunktion ähnlich dem Papierakt

Beispiel: Elektronischer Personalakt

Digitale Akten können Sie für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kunden- und Lieferantenakte, Vertragsakte, Projektakte, Maschinenakte, Patientenakte etc.

Speziell in der Personalabteilung sind digitale Akte eine wichtige Grundlage modernen Personalmanagements. Es fallen Unmengen an wichtigen und hochsensiblen Papierdokumenten wie Dienstverträge, Zeugnisse, Lebensläufe, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Spesenbelege u.v.m. an. Die Mitarbeiter stehen dadurch vor der Herausforderung, alle Dokumente vertraulich und zuverlässig zu bearbeiten, zu archivieren und schnell wieder zu finden.

Effizientes Dokumentenmanagement ist das Kernelement eines ECM-Systems und gewährt einen uneingeschränkten Zugriff auf die gesamten Informationen eines Unternehmens.

Mit unserer Lösung windream können alle Mitarbeiter ihre Ablage- und Suchprozesse für Dokumente optimieren und somit Zeit und Nerven sparen. Finden statt suchen lautet die Devise: allen Mitarbeitern stehen die benötigten Dokumente jederzeit zur Verfügung – und zwar ohne zeitraubende Suchaktionen, sondern praktisch „auf Knopfdruck“.

windream bietet ein herausragendes Such- und Recherchecenter, das allen Anforderungen der Anwender gerecht wird: von der einfachen Ad hoc-Abfrage über Volltext-Suchen bis zu detaillierten Abfragen, die abgespeichert und immer wieder genutzt werden können.

Mit windream können Sie aus Ihrem Fileserver ein DMS machen. Die klassische Ablage der Dokumente auf einem Windows Fileserver stößt aufgrund fehlender Beschlagwortungsmöglichkeiten, Mehrfachzuordnungen und mangelhafter Suchmechanismen an ihre Grenzen. Die Anwender finden wichtige Informationen überhaupt nicht oder nur mit großem Aufwand. Deswegen verzögert sich der Ablauf vieler Geschäftsprozesse, wodurch den Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen oder sogar Gewinne entgehen können.

Fazit: Klassische Fileserver kosten Zeit und Geld. Mit windream können Sie aus Ihrem Fileserver ein DMS machen und

• vorhandene Ordnerstrukturen mit einem DMS weiterhin effizient nutzen
• Ihre Dokumente einfach beschlagworten, kategorisieren und versionieren
• über alle Hierarchien und Verzeichnisse hinweg schnell – auch nach Volltexten – suchen und finden
• mit einem Dokumenten-Viewer durch komplette Akten blättern und die Inhalte der ausgewählten Dokumente (mit markierten Suchbegriffen) anzeigen  – völlig unabhängig vom Dateiformat
• Standortübergreifend auch mit „großen“ Dokumenten arbeiten (Proxy Server)
• mobil auf Ihre Dateien zugreifen
• die Dokumente mit einem Berechtigungssystem rechtssicher ablegen

Zu den wesentlichen Features von windream ECM gehören somit:

• Einfache Ablage von elektronischen Dokumenten mit Beschlagwortung
• Bildung elektronischer Akten und Zugriff „per Knopfdruck“ (Personal, Kunden etc.)
• Digitale Blätterfunktion: Zugriff wie bei einem Papierakt
• Einfache E-Mail-Ablage
• Effiziente Suche und Recherche
• Ablage elektronischer Rechnungen mit Anbindung an ERP-Systeme
• Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
• Direkte Anbindung aller Windows-kompatiblen Programme

ECM steht für Enterprise Content Management – darunter versteht man die elektronische Verwaltung aller in einem Unternehmen anfallenden Daten und Informationen. Bei ECM geht es also darum, alle unternehmensrelevanten Informationen zu erfassen, in einer zentralen Plattform abzulegen und zu verwalten und sie bei Bedarf wieder zur Verfügung zu stellen. Alle berechtigten Mitarbeiter erhalten ohne langwieriges Suchen sofortigen und direkten Zugriff auf die benötigten Informationen.

Welchen Nutzen bringt ECM?

• ECM beschleunigt, verbessert und automatisiert Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen.
• ECM erhöht das Wissen Ihrer Mitarbeiter und verbessert die Zusammenarbeit.
• ECM verringert Kosten, in dem Papierberge und unnötiger Arbeitsaufwand reduziert werden.

Unsere ECM – Lösung heißt windream

Wir setzen seit Jahren erfolgreich auf windream – und das aus gutem Grund.

Mit windream  arbeiten die User in ihrer gewohnten Umgebung – dem Windows Explorer. Durch die intuitive Bedienung sind daher auch keine umfangreichen Schulungen notwendig.

Mit der VFS-Technologie (Virtual File System) werden erstmals professionelle Dokumentenmanagement-Funktionen vollständig in Windows integriert. Kompatibilität zu allen zukünftigen Windows-Versionen ist somit garantiert.

windream ist der Testsieger der BARC-Studien ECM 2013 und 2016 . Die IT-Experten des BARC-Instituts, die die herstellerunabhängige Studie in regelmäßigen Abständen herausgeben, kommen zu dem Ergebnis, dass windream in insgesamt neun von elf Testkategorien ein maximales Ergebnis von 100 Prozent erzielt.

• Arbeit mit Dokumenten: gewohntes Handling „wie am Fileserver“ mit erweiterter Funktionalität
• Archivierung: einfache, rechtssichere Ablage – unveränderbar und unlöschbar
• Recherche: Umfassende Möglichkeiten durch parallele Suchabfragen mit automatischer Schnellansicht
• Workflow: Modellierung, Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse
• E-Mail-Management: Client- und Serverseitige Mail-Archivierung und -Ablage
• Import von Dokumenten: effizientes Scanning und schneller Massenimport
• Metadaten & Akten: Automatische Aktenbildung und persönliche, virtuelle Sichten
• Collaboration: Mobile Working und selbsttragende Medien
• Architektur: Nutzung des einzigartigen, virtuellen Filesystems
• Administration: Einfach und verständlich über die Windows Managementkonsole
• Integration in ERP-Systeme, CRM, SharePoint u.v.m.

Das Fazit der Studie: Leistungsstark und zugleich einmalig anwenderfreundlich!

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) gibt es viele, aber unsere Lösung windream ist einzigartig.

windream ist das einzige ECM-System weltweit, das vollständig in das Windows Betriebssystem integriert wurde. Es zeichnet sich durch intuitive Bedienung aus und benötigt keine separate Benutzeroberfläche. Auf Grundlage der patentierten Virtual-File-System-Technologie (VFS) integriert sich windream als zusätzliches Netzwerk-Laufwerk vollständig in das Windows-Betriebssystem.

Das bedeutet für unsere Kunden:

• User arbeiten weiter wie gewohnt in den Systemen, die sie kennen.
• User „dürfen“ in den gewohnten Ordnerstrukturen ablegen, suchen und denken.
• Minimaler Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz.