Alle Beiträge von Günther Hinterleitner

Elektronischer Personalakt bei der Lebensmittelversuchsanstalt

Wir freuen uns, dass sich die LVA entschieden hat, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit SIS auch auf den Bereich ECM (Enterprise Content Management) auszuweiten. Die LVA vertraut bereits seit vielen Jahren auf das Laborinformationssystem, die Zutrittskontrolle und das Rechnungswesen aus unserem Hause.

Als erster Schritt wird auf Basis von windream DMS ein elektronischer Personalakt realisiert, in dem alle Personaldokumente kategorisiert, beschlagwortet und versioniert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Dadurch können rasch aktuelle Informationen zu einzelnen oder allen Mitarbeitern bezogen werden. Praktisch „auf Knopfdruck“ verfügbar sind: Dienstverträge (Änderungen und Zusatzvereinbarungen), Ausbildungskostenvereinbarungen, Förderungen,  Lebensläufe und andere persönliche Mitarbeiterdokumente, Wiedervorlagen (welches Dokument muss wann erneuert werden) u.v.m.

Nachfolgend soll auch die Vertragswaltung mit windream realisiert und effizient gestaltet werden.

LVA 4

LVA – die führende, private Lebensmittel-Prüfinstitution Österreichs

Die Lebensmittelversuchsanstalt ist das anerkannte Kompetenzzentrum der österreichischen Lebensmittelwirtschaft und fungiert als Gutachter und Ratgeber in allen Lebensmittelbereichen. In der Verknüpfung von praktischer Erfahrung und innovativen Ideen arbeitet die LVA an der Verbesserung von Lebensmittelsicherheit und -qualität. Das in Klosterneuburg ansässige Unternehmen beschäftigt über 120 Mitarbeiter und analysiert mehr als 45.000 Proben pro Jahr.

ACTUAL FENSTER TÜREN SONNENSCHUTZ vertraut auf Enterprise Content Management mit windream und SIS

Ziel des Projekts war die Ablöse des von ACTUAL genutzten Archivsystems  evITA der SER Group durch windream ECM.  Seit 1. September werden die unterschiedlichen Dokumentenarten (wie z.B. Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Lieferscheine, Rechnungen, Reklamationen, Stücklisten oder Zeichnungen) unter windream wie unter Windows ordnerbasierend verwaltet und archiviert. Damit ist es ACTUAL nun möglich, neue Dokumente (inkl. Mails) einfach durch Drag&Drop bzw. „Datei speichern unter“ im Archivsystem abzulegen und auf Knopfdruck über die Gadgets am Desktop rasch wieder zu finden.

Die Herausforderungen im Projekt:

  • Rechtssichere Übernahme von 4,5 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem
  • Anbindung an ein branchenspezifisches ERP System (Cantor)
  • Eine weitgehend gleiche und somit gewohnte Oberfläche wie im Altsystem für die Sachbearbeiter zur Verfügung zu stellen
  • Unterstützung einer Vielzahl unterschiedlicher Workstations (von XP bis 8.1)
  • Mobiler und standortunabhängiger Zugriff über Webportal

Actual logo

Seit 43 Jahren produziert ACTUAL als 100% Familienunternehmen innovative Fenster-Technologie. Heute ist das Unternehmen einer der führenden europäischen Markenanbieter von Fenster, Türen, Ganzglassystemen und Sonnenschutz.

Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung inspiriert auch die über 390 Mitarbeiter und über 150 ACTUAL Partner in Europa.

windream 6 ist da! – Die sechste Generation des technologisch führenden ECM-Systems windream geht an den Start.

Was kann windream 6?

Um es kurz zu sagen: Eine ganze Menge mehr als windream 5. Und das nicht nur in technologischer, sondern auch in funktionaler Hinsicht. windream 6 bietet Administratoren und Anwendern gleichermaßen ein nochmals deutlich verbessertes Handling bei gleichzeitiger Erweiterung der Leistungsmerkmale. Das Wichtigste in Kürze:

Das neue Highlight – der windream Navigator: Die Recherche-Anwendung verfügt jetzt über einen intelligenten Such-Navigator, der Anwender beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten durch gezielte Vorschläge unterstützt. Beim Eintippen eines Suchbegriffs schlägt  windream automatisch Begriffe aus dem Volltext in einer Auswahlliste vor, die mit den vom Anwender eingegebenen Buchstaben beginnen. Aber das ist nicht alles: Zu den Vorschlägen, mit denen windream die Anwender bei der Suche unterstützt, zählen auch die passenden Dokumenttypen oder die Namen von Indexen. Und: ein komplexer Suchausdruck, der sich aus diversen Parametern konstituiert, wird in diesem Kontext für den Anwender in lesbarer und verständlicher Form angezeigt. Auch bei der Definition von Zeiträumen anhand der Datumsfelder prüft windream die Eingaben des Anwenders, wertet sie aus und bietet passende Vorschläge an.

Schnelle Dokumentvorschau mit Chat-Bereich: Mit der Dokumentvorschau windream DocView verfasste Annotationen zu Dokumenten können anderen Anwendern in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden, um „live“ über die Inhalte der mit den Annotationen verknüpften Dokumente zu diskutieren. In diesem Kontext lässt sich die Dokumentvorschau in windream als universelles „Chat-Instrument“ wie im Social-Media-Sektor einsetzen. Zu eleganten Nutzung dieses neuen Features wurden die erweiterte Annotationsfunktionen in eine neue Sidebar integriert, über die sich alle verfassten Anmerkungen auch in chronologischer Reihenfolge darstellen lassen.

Outlook „aufgebohrt“ – die innovative windream-Integration in Microsofts E-Mail-Anwendung: windream 6 integriert sich mit allen ECM-Funktionen komplett in die E-Mail-Anwendung Microsoft Outlook. Die Outlook-Ordneransicht wird automatisch um die patentierte windream-Laufwerksansicht erweitert. Das Browsen in den Ordnern des windream-Laufwerks erfolgt dabei genauso komfortabel wie die Nutzung der windream Recherche-Anwendung in Outlook. Ein besonderes Highlight ist der nahtlos integrierte Dokument-Viewer windream DocView, der ein vom Anwender in Outlook ausgewähltes Dokument sofort anzeigt.

windream 6 ist unicode-fähig: Dadurch können Anwender Dokumente mit beliebigen fremdsprachigen Zeichen in windream ablegen. Nach der Ablage lassen sich die Dokumente in den entsprechenden Sprachen genial einfach indexieren oder über eine Volltextsuche schnell wiederfinden. Vor allem sind auch Kombinationen unterschiedlicher Sprachen möglich. Es lassen sich zudem sogar simultane Volltextsuchen nach verschiedenen fremdsprachigen Begriffen gleichzeitig ausführen – im Zeitalter der Globalisierung ein unschätzbarer Vorteil für windream-Anwender. Zugleich bedeutet dies eine enorme Erleichterung in der Kommunikation international agierender Unternehmen und Niederlassungen, die die spezifischen Zeichensätze ihrer jeweiligen Landessprache nutzen.

Detaillierte Informationen können Sie auch dem Datenblatt zu windream 6 entnehmen:

 

Weitere innovative windream-6-Produkte

Neben dem eigentlichen windream ECM-System umfasst die windream-Produktpalette weitere innovative Software-Lösungen der sechsten Generation:

Komplett neu entwickelt – windream Imaging 6: Mit windream Imaging 6 stellt die windream GmbH eine komplett neu entwickelte Version ihrer Dokumenterfassungssoftware mit – im Vergleich zur Vorversion – deutlich erweitertem Funktionsumfang vor. Die Lösung arbeitet mit modernsten ABBYY-Technologien und beinhaltet standardmäßig die leistungsstarke ABBYY-Zeichenerkennungssoftware. Neben PDF- und TIFF-Importen sind jetzt auch weitere Bildformate als Quelle nutzbar. Mit windream Imaging können Anwender beliebige, auf Papier vorliegende Informationen einfach, schnell und sicher erfassen und diese Informationen in digitalisierter Form im windream ECM-System archivieren.

Standortunabhängiges ECM über das Internet und revisionssichere Archivierung: Auch das windream Web Portal, die Lösung für das standortunabhängige und effiziente Informationsmanagement über das Internet, sowie die neuste Version des windream-Langzeitarchivs wurden an die sechste Generation des Produktportfolios angepasst und kooperieren selbstverständlich auch in der „Sechser“-Version nahtlos mit dem windream ECM-System.