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Elektronische Eingangspost und Scanning

Eine der wesentlichen Voraussetzungen für effizientes Dokumentenmanagement ist sicherlich die elektronische Erfassung – das Digitalisieren, Verarbeiten und Zuordnen – von Dokumenten.

Beim Scannen von Dokumenten kann eine wirkungsvolle Automatisation zum einen durch die Integration von Softwarekomponenten in Ihre bestehenden Multifunktionsgeräte erfolgen. Durch die Eingabe von Zusatzinformationen am Display können beliebige Dokumente automatisch an unterschiedliche Zielsysteme übergeben werden (Fileserver, ECM-System, ERP, SharePoint, E-Mail, Datenbanken,…). Oder die Dokumentenerkennung erfolgt über Barcode, Zonen-Scan (automatisiertes Auslesen von Textinformationen in definierten Zonen) oder Volltext-Erkennung (OCR).

 

Automatische Belegerkennung

Eine Alternative dazu stellt die automatische Belegerkennung dar. Die lernende Belegserfassungslösung erkennt dabei durch einfaches und rasches „Antrainieren“ unterschiedliche Dokumententypen von verschiedenen Geschäftspartnern, liest die geforderten Informationen nach Ihren Vorgaben aus und ermöglicht so eine automatisierte Erfassung und Zuweisung – egal ob es sich um Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen handelt.  Eine Vorsortierung nach Dokumententypen ist nicht notwendig.

Die ausgelesenen Informationen werden wieder automatisiert den nachfolgenden Systemen oder Workflows (z.B. zur Rechnungsfreigabe) bereitgestellt. Die Erfassungstiefe beschränkt sich nicht nur auf sogenannte Kopfdaten von Belegen, sondern kann auch bis auf Positionsebene gehen.

Das Antrainieren neuer Dokumente kann in den Fachabteilungen selbst erfolgen und dauert in den meisten Fällen nur wenige Minuten. Dadurch lohnt es sich, nahezu alle zu verarbeitenden Dokumente anzutrainieren. Programmier- oder Softwarekenntnisse sind dazu nicht notwendig.

Mittels automatischer Belegerkennung gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter und sparen somit Zeit und Geld!