Elektronische Akten

In vielen Unternehmen wird trotz fortgeschrittener Digitalisierung weitaus mehr Papier bedruckt als früher. Das Ergebnis: Die Aktenstapel werden immer größer und unüberschaubarer. Im Gegensatz dazu beschleunigt ein effizientes Management von geschäftsrelevanten Dokumenten die Arbeitsprozesse wesentlich und garantiert eine fortwährende Aktualität und Wettbewerbsvorteile.

Verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach verlegten Dokumenten – digitale Akten machen Ihr umfangreiches Papierarchiv überflüssig.

Mit windream sind Ihre elektronischen Akten sind nur einen Mausklick entfernt. Elektronische Akten, Dokumente oder auch E-Mails stehen jederzeit schnell und zentral zur Verfügung und können unveränderbar, unlöschbar und damit rechtssicher archiviert werden.

Die wichtigsten Vorteile und Nutzenpotenziale unserer Lösung:

  • Zugriff auf die elektronischen Akten „per Knopfdruck“ jederzeit und überall
  • Einfaches Ablegen von elektronischen Dokumenten im Windows Explorer
  • Direkte Anbindung aller Windows Programme (auch E-Mail)
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Berechtigungssystem
  • Rechtssichere Archivierung der Dokumente und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Terminüberwachung und automatische Wiedervorlagen
  • Einsparung bei Lagerkapazitäten und Vermeidung von Mehrfachkopien
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse und Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Standortübergreifendes Management der Akten
  • Automatische Beschlagwortung
  • Unterschiedliche Sichten auf die Akte, z.B. je Abteilung, Dokumentenart oder Mitarbeiter
  • Digitale Blätterfunktion ähnlich dem Papierakt

 

Beispiel: Elektronischer Personalakt

Digitale Akten können Sie für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kunden- und Lieferantenakte, Vertragsakte, Projektakte, Maschinenakte, Patientenakte etc.

Speziell in der Personalabteilung sind digitale Akte eine wichtige Grundlage modernen Personalmanagements. Es fallen Unmengen an wichtigen und hochsensiblen Papierdokumenten wie Dienstverträge, Zeugnisse, Lebensläufe, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Spesenbelege u.v.m. an. Die Mitarbeiter stehen dadurch vor der Herausforderung, alle Dokumente vertraulich und zuverlässig zu bearbeiten, zu archivieren und schnell wieder zu finden.

SIS Informationstechnologie GmbH