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Ablöse von SharePoint durch windream ECM bei Worthington Cylinders

Unser Kunde Worthington Cylinders GmbH nutzt seit mehreren Jahren unsere ECM-Lösung windream für Dokumentenmanagement und rechtssichere Archivierung. windream hat sich dabei für Worthington als strategische Software-Lösung etabliert und wurde aus diesem Grund speziell in den vergangenen beiden Jahren sukzessive und erfolgreich erweitert.

Daher wurde 2018 auch entschieden, die seit knapp 10 Jahren verwendete SharePoint Workflow-Lösung für den E-Mail Versand von Bestellungen und Auftragsbestätigungen durch einen modernen und effizienten windream Workflow abzulösen. Dadurch wurden die entsprechenden Geschäftsprozesse modernisiert, inhaltlich optimiert und beschleunigt.

Als weiterer Vorteil fielen für die Umsetzung dieses Projekts geringere Kosten an, als für die Aktualisierung der bestehenden SharePoint-Lösung notwendig gewesen wären.

Der neue windream Workflow

Mittels der neuen Lösung gelangen nun alle im ERP-System freigegebenen Bestellungen in einen „elektronischen Postkorb“ des Einkauf-Sachbearbeiters, der durch die Freigabe den Workflow anstößt. Die weitere Freigabe erfolgen dann je nach Bestellwert und unter Einhaltung des 4-Augenprinzips durch die entsprechenden Zeichnungsberechtigten bzw. dem Geschäftsführer. Sind alle erforderlichen Freigaben erfolgt wird automatisiert die Bestellungen per E-Mail an die vorgesehenen Ansprechpartner bei den Lieferanten gesendet.

Der Ablauf bei den Auftragsbestätigungen wurde ähnlich realisiert und unterscheidet sich so, dass hier nach erfolgter Validierung durch den Sachbearbeiter diese direkt an den Kunden gesendet werden. Ein 4-Augenprinzip ist hier nicht notwendig, da es nachgelagerte Prüfungen gibt.

Bild: Elektronischer Postkorb für Auftragsbestätigungen

Zusätzlich zum Bestell- und Auftragsbestätigungsworkflow wurden in den letzten beiden Jahren noch weitere windream Workflows für folgende Geschäftsprozesse realisiert: 

  • Eingangsrechnungsprüfung:  papierlose Kontrolle und Freigabe der Rechnungen mit erheblicher Zeit- und Kostenreduktion (Details dazu finden Sie in diesem Artikel)
  • Interne Anforderungen:  abteilungsbezogener Workflow als Vorstufe zum Bestellworkflow 
  • Kreditlimitprüfung: papierlose Workflows für Prüfung spezifischer Zahlungskonditionen, Überfälligkeiten, Anlage der Debitoren, gesperrte Aufträge und Aktualisierung der Auskünfte 
  • Zahlungen: papierlose Abwicklung der Freigabe manueller Zahlungen sowie Kontrolle und Archivierung der Bankauszüge in windream

Über Worthington Cylinders

Worthington Cylinders GmbH ist der weltweit führende Hersteller von Druckbehältern und setzt seit über 80 Jahren weltweit Standards. Die in Kienberg in Niederösterreich produzierten nahtlosen Stahlflaschen kommen wegen ihrer einzigartigen Qualität in mehr als 70 Ländern auf allen Kontinenten zum Einsatz. Worthington beschäftigt in Österreich mehr als 400 Mitarbeiter und ist einer der beliebtesten Arbeitgeber in der Region (mehrfacher Gewinner bei „Österreichs beste Arbeitgeber“).

Papierlose Prüfung von Eingangsrechnungen bei Worthington Cylinders GmbH

Ziel des Projekts waren die Einführung eines modernen, papierlosen Eingangsrechnungsworkflows sowie die Automatisation von Routinetätigkeiten. Die Umsetzung erfolgte auf Basis unserer ECM (Enterprise Content Management) Lösung windream.

Durch die Lösung wurde für das Unternehmen folgender Nutzen realisiert:

  • Beschleunigung des Prüfungsprozesses und dadurch eine einfachere Realisierung von Skontoerträgen
  • Reduktion der manuellen Erfassungstätigkeiten und Vereinfachung von Arbeitsabläufen
  • Entfall von Transportwegen, Liegezeiten und Rechnungskopien
  • Einfachere Handhabung von elektronischen Eingangsrechnungen
  • Systemtechnische Nachvollziehbarkeit der Freigaben und Prüfungen
  • Zeitliche Überwachung der Prozesse, Eskalation bei Verzögerungen
  • Schnelles und zentrales Auffinden aller für die Rechnungsprüfung relevanter Belege
  • Vollständige Integration in das ERP System und direkter Zugriff auf die Rechnung
  • Vollständige Kontrolle der Buchhaltung über den gesamten Lebenszyklus der Rechnung

Der Eingangsrechnungsworkflow im Überblick

Mehr als 80% der Eingangsrechnungen erreichen per E-Mail das Unternehmen. Die Informationen der Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und mit den Bestellungen im ERP-System verknüpft. Papierrechnungen werden gescannt und danach ebenfalls automatisiert weiterverarbeitet.

Nach der formellen Rechnungskontrolle durch Mitarbeiter der Buchhaltung wird der Freigabeworkflow gestartet:

  • Liegt, wie in den meisten Fällen, eine entsprechende Bestellung im ERP-System vor, wird die Rechnung automatisiert gegen diese Bestellung, den Lieferschein und allfälligen Sperren (z.B. erforderliche Qualitätsprüfungen) geprüft. Stimmt diesbezüglich alles überein, wird die Rechnung ohne manuellen Eingriff mit den Kontierungsinformationen aus der Bestellung (Kontonummer, Kostenstelle, Auftrag etc.) verbucht. Es ist dabei keine gesonderte Freigabe der Rechnung notwendig, da bereits die Bestellung über einen elektronischen Workflow freigegeben wurde. Im Falle von Abweichungen wird von den Mitarbeitern ein Genehmigungsprozess (ähnlich jenem bei Rechnungen ohne Bestellbezug) gestartet.
  • Bei Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug kommt ein zweistufiger Workflow zur Anwendung und die Rechnung wird gemäß 4-Augenprinzip den verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet und von diesen freigegeben. Dies kann auch über ein Tablet – und somit jederzeit und von überall – erfolgen.

Über die Postkorbverwaltung und das integrierte digitale Eingangsrechnungsbuch haben die MitarbeiterInnen der Buchhaltung immer einen aktuellen Überblick über den Status aller Rechnungen im Workflow und können steuernd eingreifen:

Das Eskalationsmanagement bietet dafür eine effiziente Unterstützung. Es warnt zum Beispiel rechtzeitig vor Fristüberschreitungen, indem es den für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeitern automatisch eine E-Mail schickt. Generell sorgt unsere Lösung dafür, dass alle im Geschäftsprozess involvierten Personen immer punktgenau über den aktuellen Status der Eingangsrechnungen informiert sind.

Für die Zahlungsfreigabe werden alle zur Zahlung vorgeschlagenen Belege dem Management elektronisch vorgelegt und gemäß 4-Augen Prinzip freigegeben. Die Einhaltung der entsprechenden Compliance Vorgaben (wie z.B. Stichprobenprüfungen oder zusätzliche Kontrollen bei hohen Rechnungen) wird ebenfalls durch das ECM-System sichergestellt.

Prozessbegleitend bietet windream ECM eine rechtssichere Archivierung aller, für die Rechnungsprüfung und den Einkaufsbereich relevanten Belege (Lieferscheine, Anforderungen, Bestellungen, Zusatzdokumente etc.). Diese werden vom ECM-System archiviert, mit dem ERP-System verknüpft und stehen jederzeit allen Berechtigten auf „Knopfdruck“ zur Verfügung.

Über Worthington Cylinders

Worthington Cylinders GmbH ist der weltweit führende Hersteller von Druckbehältern und setzt seit über 80 Jahren weltweit Standards. Die in Kienberg in Niederösterreich produzierten nahtlosen Stahlflaschen kommen wegen ihrer einzigartigen Qualität in mehr als 70 Ländern auf allen Kontinenten zum Einsatz.

Worthington beschäftigt in Österreich mehr als 400 Mitarbeiter und ist einer der beliebtesten Arbeitgeber in der Region.